E-mail, vzhľadom na veľký počet výhod oproti listom papiera, je už dlho jedným z hlavných typov komunikácie. Avšak podobne ako mnohé iné technologické inovácie má tento druh komunikácie svoje vlastné pravidlá. Napriek skutočnosti, že komunikácia prostredníctvom e-mailu sa stala neoddeliteľnou súčasťou mnohých sfér života, väčšina používateľov nebude schopná odpovedať na otázku, čo tvorí súčasť e-mailu.
Štruktúra e-mailu z pohľadu používateľa
Elektronické správy sú podobné a veľmi odlišné od bežnej staršej generácie papierových listov. Ale bez ohľadu na poštovú službu štruktúra e-mailu je vždy rovnaký typ. Uvádzame zoznam komponentov e-mailu a stručne ich opisujeme:
Pole "To". Toto pole určuje adresu príjemcu. Ak máte viacero cieľov, oddeľte ich bodkočiarkou.
Pole "Predmet písmena". V mnohých poštových službách sa považuje za povinné na vyplnenie. Pre používateľov bude ľahšie nájsť list, ak je téma správne zadané.
Telo listu. Telo písmena je hlavným textom.
Skryté zložky e-mailu
Uvažovali sme o zdanlivej štruktúre listu. Okrem viditeľného voľného oka prvkov však komponenty e-mailu zahŕňajú aj nasledujúce oblasti:
od koho (toto pole je vyplnenéautomatické);
kópia (iná ako hlavný adresát, kópia listu sa odošle niekomu inému);
BCC (použiť, ak chcete poslať kópiu, bez toho by to pozornosti primárny príjemcu);
príloha.
Zložky e-mailu z technického hľadiska
Z technického hľadiska, akýkoľvek e-mail obsahuje nasledujúce zložky:
titulov alebo ako nazývajú sa aj obálky protokolu SMTP. Tieto hlavičky môžu byť časťou tela písmena a nesmú byť do neho zahrnuté. To znamená, že môže nastať situácia, keď poštový server má viac informácií, ako je uvedené v tele správy. Záhlavie obsahuje odosielateľa, príjemcu a adresu pre odoslanie stránky.
Toto je správa, ktorá sa v jazyku SMTP protokolov nazýva Data. To zase delí na:
záhlavie listu - podobne ako papierovú poštou obsahuje údaje o poštové servery, ktoré sa písmeno a niektoré ďalšie informácie;
Telo listu - priamo text listu.
Štruktúra e-mailovej korešpondencie
V prípade, že štruktúra je stále zaoberal E-mail z technického hľadiska sme teraz do úvahy prvky správne vypracované e-mailovú korešpondenciu, pretože každý sebaúcty spoločnosť sa snaží splniť všeobecne uznávané štandardy komunikácie. Aj keď existuje veľké množstvo rôznych klasifikácií elektronických správ, rozdeľujú sa podľa štruktúry návrhu na dve skupiny. Prvá skupina - písmená komunikáciepoužívajú sa počas práce. Druhým sú listy o zhode: správy, ktoré sumarizujú stretnutie, uvádzajú načasovanie práce a ďalšie dôležité aspekty, ktoré vysvetľujú akcie, ktoré si každá zo strán vyžaduje. Zoznam komponentov e-mailu každého typu oddelene.
Oznámenie písomností
Jeho štruktúra musí nevyhnutne zahŕňať:
Predmet písmena. V tejto oblasti je najlepšie uviesť, čo od hostiteľskej strany očakávate, ako je napríklad splnenie času stretnutia, zoznam otázok na posúdenie a tak ďalej.
Blahoželám. Dokonca aj napriek tomu, že list má byť zaslaný niekoľkým ľuďom, etika podnikovej komunikácie zahŕňa povinné pozdravy príjemcov.
Obsah správy. Vlastne text e-mailu, v ktorom čo najviac opisuje požiadavku.
Firemný podpis. Mnohé veci zabúdajú. Správna podpisová šablóna podpisu obsahuje meno a adresu autora, jeho kontaktné údaje (telefónne číslo, odkaz na webové stránky spoločnosti, e-mail, atď.). Podpis sa môže líšiť v závislosti od pravidiel a predpisov prijatých organizáciou.
Polia "Do" a "Kopírovať". Nie sú uvedené náhodne náhodou - po vyplnení na poslednom otočení vylúčite možnosť odosielania nepodpísaných alebo neoverených správ.
Dopis k dohode
Ako už bolo spomenuté, tento typ elektronickej správy sa používa na zhrnutie stretnutia, určenie akčného plánu na každej strane a stanovenie podmienok vykonania. Takéto listy súakýsi "protokol" stretnutí a umožňujú nám pohodlne štruktúrovať informácie. Tento typ listu je založený na pláne:
Pozdrav. Ak počet účastníkov stretnutia, ktorého výsledok je v liste, bol malý, jeden môže byť uvedený podľa mena alebo všeobecný typ pozdravov.
Zopakujte účel stretnutia, ktorého výsledky sú zhrnuté v liste.
Zoznam otázok, o ktorých sa diskutovalo na schôdzi. Pre každú otázku sú uvedené dohodnuté opatrenia, rozhodnutia a podmienky vykonania.
Zoznam otázok, ktoré nevyžadujú naliehavé riešenie, ale nemôžu byť vydané mimo dohľadu.
Objasnenie názorov účastníkov stretnutia - všetko sa zohľadňuje?
