Obsiahnuté v tabuľkách databázy informácie nie sú vždy potrebné pre užívateľa v každom okamihu jeho práce v plnom rozsahu. Preto aplikácie MS Office poskytujú nástroje, ktoré umožňujú odosielať informácie v ľahko ovládateľnej forme. V článku sa pozrime na niektoré z nich.

Čo je to a prečo

Jedným z týchto nástrojov je filtrovanie údajov. Slúži na výber z celého poľa len tie záznamy, ktoré spĺňajú potrebné podmienky. Súčasne sú uložené všetky informácie o objekte, ale osoba vidí len potrebné riadky a iné, ktoré nespĺňajú dané podmienky, sú skryté. Výber sa vykonáva pri jednej alebo viacerých podmienkach, keď sa nastavujú limity na niekoľko polí. Každé ďalšie obmedzenie sa pridá k existujúcim obmedzeniam a množstvo zobrazených informácií sa znižuje, čo ešte viac uľahčuje prácu s poľom.


Všetky moderné tabuľky a databázy umožňujú nájsť záznamy. Vzhľadom k tomu, že programy balíka MS Office sú najčastejšie používané kancelárske práce, musíme získať lepšiu predstavu o tom, ako filtre pracujú v týchto aplikáciách.

Excel

Filtrovanie údajov v programe Excel je k dispozícii niekoľkými spôsobmi. Vykonáva sa podľa obsahu stĺpcov tabuliek v závislosti od typu. V tomto prípade sú vybrané špecifické hodnoty buniek alebo podmienok. Podmienky pre výber riadku tiež závisia od toho, ktorý typ informácií je obsiahnutý v stĺpci. Najjednoduchší spôsob výberu je nástroj na úpravu.Karty HOME. Vyberte stĺpec bunky, v rozbaľovacom zozname tlačidla "Triedenie a filtrovanie" vyberte položku "Filter". Súčasne sa v prvej bunke stĺpca objaví tlačidlo so šípkou, keď kliknete, rozbaľovacia ponuka sa otvorí pre triedenie a filtrovanie údajov v programe Excel.


Tu sú stanovené parametre výberu riadkov pre zobrazenie.

Voľba podľa hodnoty

Napríklad použijeme tabuľku tabuľky Excel v kozmetických obchodoch. Najjednoduchší druh výberu - podľa hodnoty. V cenníku sa nachádza pole "Typ kozmetiky". Chceme skontrolovať všetky dostupné produkty na starostlivosť o nechty. V rozbaľovacom zozname obsahuje zoznam možných možností vrátane položky "Nail". Ak je zoznam položiek stĺpca príliš dlhý, použite vyhľadávacie pole. Zrušte začiarknutie všetkých ostatných položiek okrem požadovanej a kliknite na tlačidlo OK. Viditeľné len ľavej kozmetiky pre nechty. Môžete ďalej znižovať zoznam produktov tým, že vyberiete napríklad iba produkty spoločnosti MAX FACTOR a dostanete list o finančných prostriedkoch na nechty tohto výrobcu.

Voľba za podmienok

Ako zobraziť všetky výrobky na vlasy teraz, ak existuje niekoľko typov výrobkov medzi nimi: balzamy, masky, gély atď.? Môžete vybrať viaceré položky s príznakmi, ale môžete špecifikovať filtrovanie údajov podľa typu poľa. V našom prípade obsahuje stĺpec text a naň sa vzťahujú textové parametre. Používateľ určuje reťazec pre vyhľadávanie v tituloch. V tomto prípade obsah buniekrovnocenné alebo vylúčené z vyhľadávacieho reťazca. Je možné nájsť záznamy, ktoré obsahujú alebo neobsahujú text, ktorý začína alebo končí zadanými znakmi. Ak chcete nastaviť ťažšie podmienky, odporúčame nastaviť pravidlá.
Tu je niekoľko podmienok. Všetky z nich môžu byť povinné alebo len vyhovujú iba niektorým z nich (parametre "I" a "OR"). Builder poskytuje možnosť nastavenia podmienok pre rôzne typy: text, numerické, dátum a čas, logické atď. Pohodlným spôsobom je filtrovanie údajov v MS Excel pre číselné polia. Predpokladajme, že v našom cenníku chceme nájsť peniaze na pery s cenou až 300 rubľov. V stĺpci "Typ kozmetiky" vyberieme dve položky v stĺpci "PUMAD" a "BLISK FOR GUB". V stĺpci "Cena" zvoľte polohu "Numerické filtre", na rozdiel od textového stĺpca s typom kozmetiky. Vyberte z možností, že položka je "menej alebo rovna" a v okne s možnosťami vydáme sumu 300 rubľov. Po kliknutí na tlačidlo "OK" získame zoznam štyroch typov "Rúž" a "Lip Gloss" s cenou menej ako 300 rubľov. Nakoniec pridáme ďalšiu podmienku na filtrovanie údajov - podľa farby. V našom cenníku sú uvedené príklady farebnej schémy dekoračnej kozmetiky. Budeme ju používať a vybrať prostriedky pre pery svetlo ružového odtieňa. V stĺpci Farba gama vyberte možnosť Filtrovať podľa farby, kliknite na tlačidlo "Iné farby buniek", ak navrhovaná voľba nestačí a vyberte požadovaný odtieň. Tlačidlom "Ok"iba finančné prostriedky sú ponechané v správnej cene a farebnom rozmedzí.

Triedenie a vyhľadávanie informácií

Aj keď sú skryté záznamy skryté, môžu byť početné na výber alebo analýzu. V tomto prípade je ďalšou vhodnou funkciou triedenie MS Excel. V ponuke, ktorú sme už študovali, sú položky, ktoré vám pomôžu vybudovať položky v tabuľke v požadovanom poradí, čo uľahčí vyhľadávanie. Triedenie položiek v stĺpci je možná v závislosti od typu informácií v ňom. Pre textové polia sa navrhuje rozdelenie od "A" po "I" av opačnom smere. Je vhodné použiť napríklad pre jednoduché vyhľadávanie podľa názvu klienta, meno partnera v a P. Číselné polia sú radené vzostupne aj zostupne tak ďalej .. Pri zadávaní čísel v stĺpci ako text je potrebné dbať na to. V tomto prípade budú radené ako text, tj číslo 1011100 12110 pôjde v uvedenom poradí, v závislosti na veľkosti oblasti:

Triediť podľa numerickom formáte



triedenie v textovom formáte



10



10



11


(46 ) 100



12



11



100



110



110



12

záznamy sú zoradené podľa niekoľkých parametrov. Ak to chcete urobiť, máte možnosť prispôsobiť triedenie v tlačidle ponuky "Triedenie a filtrovanie". Môžete si vybrať, ktoré polia sa majú zoradiť, aký typ a aký postup chcete použiť: Prispôsobiteľné zoznamy obsahujú dni v týždni a mesiacoch a používateľ môže zadať svoje vlastné prvky.

Databáza prístupu

Nemenej užitočná filtrácia v databázach. V programe Access je k dispozícii niekoľko možností na získanie potrebných informácií: použitie všeobecných parametrov pre konkrétnu hodnotu vo forme a pomocou dotazov.

Na hlavnej karte programu nájdete panel nástrojov Sort and Filter. Tlačidlá na ňom sa používajú na vykonanie určených operácií. Prístup využíva rovnaký mechanizmus ako program Excel. Pozrime sa podrobnejšie na tie metódy, s ktorými ešte nie sme oboznámení.

Spôsoby

Všeobecné filtrovanie údajov v aplikácii Access sa implementuje rovnakým spôsobom ako v programe MS Excel pomocou rozbaľovacej ponuky v záhlaví stĺpca. Analogicky sa zo zoznamu vyberie jedna alebo viac položiek alebo výbery sa uplatňujú podľa typu informácií v stĺpci. Ak chcete použiť ako parameter určitú hodnotu v bunke, vyberte túto bunku a vyberte ponuku Výber v paneli Zoradiť a Filter alebo vytvorte zoznam dostupných akcií kliknutím pravým tlačidlom myši. Možnosti výberu závisia od typu obsahu bunky. Filter je jednoduchý spôsob, ako nájsť záznamy s možnosťou používať viacero parametrov. Nazýva sa to "Pokročilé" - "Filter". Tým sa vytvorí prázdny formulár, na ktorom nastavíte parametre, potom kliknite na "Rozšírené" - "Použiť". Teraz formulár obsahuje iba požadované položky.

Požiadavky na zber údajov

Ďalšími vhodnými prostriedkami na filtrovanie údajov v databáze sú otázky. Ich tvorba si vyžaduje čas a potrebné zručnosti, ale majú otázky vedľa sebavýhody. Po prvé, po písomnej žiadosti o vzorky a jeho uloženie, dostanete mechanizmus, ktorý možno vždy použiť na vybudovanie správ, výstupné vedenie tvorí, vytváranie zložitých krížových dotazov, a tak ďalej. D. V otázkach môžete použiť polia z viacerých tabuliek, pridávanie podmienky získať údaje pre každú z nich. Tieto DB objekty sú vytvorené pomocou Designer, Query Wizard alebo SQL Editor. SQL-otázky na vzorke so štruktúrou formuláraZvoľte [zoznam polí]

Z [tablytsы]

, kde [termíny][86 ]

V podmienacom bloku sú zadané parametre, pre ktoré sú vybrané položky. Napríklad požiadame o výber položiek z tabuľky "Tovar v skladoch". Predpokladám, že musíme zvoliť rad váz pod menom "zachytenie" a zistiť, koľko tovar s rovnakým názvom, je na každom z kompozícií.

SELECT [Tovarы na zamestnanca]. [Typ výrobku] Vazy.Vaza [Tovarы na zamestnanca] .Sklad [Tovarы na zamestnanca] .Kilkist

z Váza INNER JOIN [Tovarы na zamestnanca] o = Vazy.Kod [Tovarы na zamestnanca] .Naymenuvannya

ak (([Tovarы na zamestnanca]. [typ výrobku] = "Váza") A ([Vázy]. [Váza] = "Zachytávanie"));Výsledok bude vyzerať takto: V režime konštruktora má dotaz formu: