MS Access je systém správy databáz, ktorý je dodávaný s distribuovaným programom Microsoft Office. A hoci jeho funkčnosť je o niečo nižšia ako v špecializovaných programoch, mnohí používajú aplikáciu na jej jednoduché používanie. Vytvorte prehľady v programe Access a postup potrebný na dokončenie práce. Správy sú spôsoby, ako ukážky dát s hotovou databázou pomocou jedného alebo viacerých špecifikovaných parametrov.

Koncepcia a vytváranie prehľadov v aplikácii Access

Správa je formátovaná reprezentácia informácií, ktoré sú zahrnuté do hotovej databázy. Sú to správy, ktoré idú na tlač, zhromažďujú súbor dát. Pomocou funkcie v balíku Microsoft Office Access môžete získať prakticky ľubovoľnú vzorku dát. Môžete zhromažďovať potrebné informácie, ktoré sa nachádzajú v čitateľnej forme. Okrem toho môžete analyzovať údaje, ako aj generalizovať rôzne ukazovatele.


Ak priamo vytlačíte údaje, to znamená v neštruktúrovanej podobe (tabuľky, dotazy), potom sa ukáže, že údaje sú vytlačené vo forme, v akej sú v programe prítomné. Vytváranie prehľadov v aplikácii Access vám umožní obísť tento proces a získať informácie známym spôsobom. Okrem toho pomocou prehľadov môžete zjednodušiť prácu a čítať informácie. Podrobná správa obsahuje požadované ukazovatele z databázy. Jeho charakteristické črty sú rozdelenie na odseky s prítomnosťou nadpisov a pätiek.

Štruktúra prístupu MS a generovanie správ

Zjednodušenie pochopenia informácií v MS Access podPri vytváraní prehľadu môžete pridať rôzne textové položky. Okrem toho môžete štruktúrovať informácie z tabuliek.


Tieto zložky zahŕňajú:

Názov.

Záhlavie a päty.

Pracovný priestor.

Poznámka.

Názov

Vyžaduje sa pre názov prehľadu a pri tlači sa zobrazí v hornej časti prvej strany správy. Môže sa použiť na ukladanie údajov, najmä často používaných na výstup informácie, ktoré obsahujú časť databázy, ktorú chcete vytlačiť, a raz v úvodnej časti správy. Ak chcete pridať názov do štruktúry zostavy, musíte použiť príkaz "Zobraziť", príkaz "Nadpis" alebo "Nahlásiť poznámku".

Hlavička

Je zhruba to isté ako v programe MS Word. V aplikácii Prístup sa však používa na vytváranie rôznych názvov stĺpcov údajov. Okrem toho je možné na pridelenie čísel strán použiť hlavičky hornej aj dolnej. V predvolenom nastavení sa v aplikácii Microsoft Access vytvárajú naraz dva hlavičky, horné a spodné. Ak chcete vytvoriť iba jednu, musíte prejsť do sekcie "Zobraziť" a potom kliknúť na hlavičky tlačidiel. Ak chcete niektorý z nich odstrániť z pracovného priestoru, musíte použiť vlastnosti. V parametri Výška hlavičky musíte zadať hodnotu "nula".

Pracovný priestor

Umiestnený medzi záhlavím a päte. Obsahuje základné údaje o správe. Vytváranie formulárov a prehľadov v programe Access začína touto časťou. Tabuľkový formulár poskytuje informáciepotrebné na tlač. Tlač je založený na dotaze alebo konkrétnej databázovej tabuľke. Pomocou zoznamu polí a vlastného panelu môžete pridať alebo vymazať informácie. Skryje tento panel s touto možnosťou. Ak sa nezobrazí na obrazovke, musíte zadať, že vlastnosť výšky je nula.

Päta

Nachádza sa v spodnej časti stránky pri tlači. Môže sa použiť na výstupné výsledky, dátum práce alebo číslovanie stránok. Vytlačí sa na každej stránke. Môžete vytlačiť viac typov údajov naraz.

Poznámka

Jediný textový blok. Nachádza sa na poslednej strane prehľadu v pracovnom priestore priamo nad päte. Používa sa na tlač údajov, ktoré je potrebné vytlačiť raz. Patria sem správy, súhrnné údaje alebo polia podpisov. Ak chcete do aplikácie MS Access pridať poznámku, musíte prejsť do sekcie "Zobraziť" a vybrať funkciu "Header /Note". V tomto prípade program okamžite vytvorí titul a poznámku.

Vytváranie prehľadov

Pri vývoji všetkých produktov od spoločnosti Microsoft sa plánovalo poskytnúť vám niekoľko príležitostí na prácu na správach a dotazoch. V programe Microsoft Access môžete vytvárať prehľady viacerými spôsobmi. Patria medzi ne:

Zabudovaný dizajnér.

Autoresponders.

Automatické sledovanie v stĺpci alebo páse.

Diagramy.

Ako vytvoriť prehľad

Najjednoduchším spôsobom je mať sprievodcu automatickými prehľadmi. Jeho funkcia zahŕňa schopnosť daťvybraté riadky a stĺpce z rôznych databáz v pracovnom priestore a súčasne má niekoľko dizajnových štýlov. Po dokončení automatickej operácie môžete pridať alebo upraviť dáta pomocou konštruktora.
Okrem toho môžete použiť funkciu vytvárania automatických prehľadov, aby sa prehľad dostal rýchlo. Potom po vykonaní je možné v režime návrhára urobiť opravy. Vytvorenie jednoduchého prehľadu v programe MS Access je takto:

Najprv potrebujete pripravenú databázu. Prejdite do sekcie "Prehľady" a potom kliknite na rozbaľovacie okno "Vytvoriť". Otvorí sa okno s výberom typu prehľadu.

, aby rýchlo vytvoriť zostavu, vyberte Auto odpoveď "v kolóne alebo na pásku.

Potom budete musieť vybrať zdroj. Môžete použiť databázy alebo informačné požiadavku ready-made.

Potvrdiť voľba.

po tom master automatické správy vytvoriť Contango podľa výberu. sa otvorí v režime náhľadu. môžete vidieť vzhľad hotové správy.

potom po opravách musieť ísť do " Súbor "a kliknite na tlačidlo" Zrušiť začiarknutie " erdží. "Okno pre zadanie úplného názvu správy, vyberte adresár alebo vymeniteľný disk.

tlač

Vytvorenie otázky a správy Access tesnenie koncoch. Po dokončení všetkých krokov k vytvoreniu zostavy a je potrebné ju vytlačiť, je potrebné použiť nasledujúce príkazy:

"Súbor" a stlačte tlačidlo zodpovedajúcetlačí.

V okne, ktoré sa zobrazí, musíte kliknúť na tlačidlo stránky.

Potom vyberte, ktoré stránky chcete vytlačiť, a potvrďte výber.

​​Pred spustením tlače sa musíte ubezpečiť, že správa je správna. Aby ste sa uistili, že údaje neboli presunuté a zadané správne, musíte prejsť na sekciu náhľadu na karte Zobrazenie. Ak je predposledná prázdna stránka, problémy sú najčastejšie spojené s nesprávnym umiestnením poznámok. Musíte skontrolovať výšku a v prípade potreby nastaviť parameter výšky na úroveň 0. Ak sú prázdne strany, šírka polí reportov pravdepodobne presiahne šírku papiera. Pokúste sa tlačiť v režime na šírku alebo zmeniť šírku v poliach. Pri práci nedovoľte, aby šírka polí prekročila celkovú veľkosť pracovného priestoru + prázdne a prázdne polia.