Tabuľky MS Excel sa používajú na analýzu údajov v nich obsiahnutých. Informácie sa analyzujú v pôvodnej podobe, ale častejšie si vyžadujú predchádzajúcu úpravu. V článku sa budeme zaoberať tým, ako sa zbaviť nepotrebných, opakujúcich sa údajov, ak komplikujú spracovanie súboru.
Hľadanie duplicitných hodnôt
Zvážte príklad. Kozmetický obchod pravidelne dostáva cenníky od dodávateľských spoločností vo formáte Excel. Predpokladajme, že názvy tovaru vo všetkých spoločnostiach sú rovnaké. Aby sme mohli urobiť objednávku, chceme najprv určiť, ktorá z firiem, ktoré výrobky sú ziskové, aby si objednali. K tomu musíte nájsť rovnaké položky a porovnať ceny v nich. Až do odstránenia duplicít v programe Excel nájdeme len tie isté výrobky na analýzu nákladov. K tomu použijeme formátovanie buniek ako podmienku. Priraďte stĺpec s názvom tovaru a otvorte panel nástrojov "Štýly" "Domov". Tlačidlo "Podmienečné formátovanie" otvára zoznam rozbaľovacích príkazov, z ktorých nás zaujíma "Pravidlá výberu buniek".
Potrebujeme pravidlo - "Opakovateľné hodnoty". V okne zadajte farbu, ktorá bude označená duplicitnými prvkami rozsahu. Po párovaní buniek pomocou filtra môžete vybrať len ich, zoradiť podľa názvu produktov, vykonať analýzu cien a odstrániť duplicity v programe Excel.
Vyhľadať jedinečné hodnoty
Spôsob opísaný vyššie je tiež vhodný na výber prvkov, ktoré sa nachádzajú v jednotnom čísle. Pri takejto voľbe urobte to isté ako v predchádzajúcom odseku. Otvorte kartu Štýly na karte Domov a kliknite na tlačidlo Podmienečné formátovanie. V zozname operácií zvoľte "Pravidlá výberu buniek".
Ale teraz okno pre nastavenie filtra vyberte z rozbaľovacieho zoznamu hodnôt sa neopakujú dole "a" jedinečný ". Program označí vybranú farbu len tie položky stĺpcov, ktoré sa vyskytujú v jedinej inštancii.
odstrániť duplicitné
Po zlúčení viacerých cenníky do jedného súboru v tabuľke boli veľa duplicitných záznamov, ktoré majú byť odstránené. Keďže zoznam produktov je veľmi dlhý, spracovanie manuálne trvá veľa času a vyžaduje značné úsilie. Je to oveľa výhodnejšie využiť možnosť, ktorú ponúka program. Ak chcete odstrániť duplicity v Exceli, existuje príslušný príkaz ponuky. Nachádza sa na karte "Data" v bloku operácií "Práca s údajmi". Keď kliknete na tlačidlo, otvorí sa dialógové okno. Ak je výzva k tímu listu nebola vybraná skupina buniek, program ponúka len vybrané stĺpce, pre ktoré musíme nájsť a odstrániť opakovanie. Ak pre-select poľa jeden stĺpec, bude Excel zobrazí objasnenie správu, ktorá sa bude musieť rozhodnúť, či chcete použiť ďalšiu operáciu len vybranú oblasť alebo ju predĺžiť.
Potom označte stĺpce a vyhľadajte duplikáty. Funkcia je pohodlná v tom, čo to dovoľujenájsť úplné zhody a odstrániť duplicitné reťazce programu Excel a zodpovedať len za jednotlivé polia.
Napríklad v našom prípade môžeme hľadať opakovanie len podľa mena, kódu, typu a výrobcu tovaru, vediac, že ceny a dodávatelia budú odlišné. Takéto spracovanie umožní, aby bol zoznam jedinečných prvkov produktu pridaný do zoznamu pre vlastný cenník alebo katalóg.
Výber jedinečných záznamov
Ďalším spôsobom odstránenia duplicít v Exceli je výber jedinečných hodnôt vybraného rozsahu tabuľky. Ukážme to na príklade. Priraďte skupinu buniek, ktoré potrebujú odstrániť duplicitné hodnoty, a otvorte kartu údajov na karte "Dáta". Tu nájdeme blok príkazov "Triediť a filtrovať" a vybrať jeden z nich - "Advanced". V okne zadáme parametre výberu polí. Ak nepotrebujete uložiť pôvodnú tabuľku, zvoľte možnosť "Filtrovať zoznam na mieste". Ak však práca s ním nie je dokončená, je lepšie preniesť výsledky filtra na iné miesto.
Vybrali sme skupinu polí na spracovanie a označenie bunky, do ktorej budú umiestnené filtrované údaje. Ak chcete získať iba jedinečné záznamy, začiarknite políčko "Iba jedinečné položky". Získame výsledok z pôvodných 27 záznamov, iba 19 bez opakovania. Týmto spôsobom môžete odstrániť duplicity v programe Excel 2003, zatiaľ čo predchádzajúci sa objavil iba vo verzii programu 2007.
Ďalšie odporúčania
Pred odstránením informácií z tabuliek si všimnite niekoľko tipov. Po prvé, vykonať takéto akcieVytvorte kópiu tabuľky a vykonajte s ňou operácie. Alebo ho nechajte ako zálohu a vykonajte zmeny v origináli. V opačnom prípade môžete stratiť údaje súboru alebo zmeniť rozloženie listu. Ak výstupná tabuľka obsahuje skupiny, súčty alebo prechodné súčty, je potrebné ich odstrániť pred odstránením duplicít v stĺpci programu Excel. Hľadanie tých istých prvkov nefunguje v prehľadoch kontingenčnej tabuľky. Okrem vyššie uvedeného je možné odstrániť duplicitné elementy stĺpcov pomocou vzorcov, ale táto metóda je pomerne náročná na prácu a nemá zmysel používať v moderných verziách programu.
