Za posledné desaťročia získala obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu obrovskú popularitu a stala sa jedným z hlavných spôsobov obchodnej komunikácie. Dnes je ťažké nájsť osobu, ktorá by nepoužila e-mail v praxi interpersonálnej komunikácie. Napriek tomu mnohí ľudia kladú otázky: ako poslať e-mail e-mailom, aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako vytvoriť dobrý dojem na odosielateľa pomocou kompetentného listu?


Tento článok popisuje pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom a praktické rady uvedené v článku vám pomôžu získať správnu obchodnú komunikáciu pri písaní e-mailov. Mnohí začnú svoj pracovný deň skontrolovaním poštovej schránky na nové správy. Ale bohužiaľ, napriek prevalencii tejto metódy výmeny informácií mnohí nevedia, ako správne používať jazyk obchodnej korešpondencie prijímaním e-mailov pre neformálnu komunikáciu. Vďaka rýchlosti doručovania e-mailov umožňuje elektronická pošta výmenu dôležitých úradných dokumentov, formulárov, vyhlásení, ale tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Veľmi často sa stáva, že pri zostavovaní e-mailovej správy pri výmene súborov adresári z nejakého dôvodu nepredstavujú sprievodné eseje a nezodpovedajú témam, ktoré by mohli komplikovaťprácu príjemcov. Účelom tohto článku odpovedať na otázku: Ako poslať e-mail a v súlade so všetkými pravidlami obchodnej komunikácie písomne ​​prostredníctvom e-mailu?

Pri zostavovaní e-maily by mali byť vyplnené všetky položky sú

Pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu vyžaduje odosielateľov na vyplnenie všetkých príslušných polí v e-mailu, ako je meno a adresa príjemcu a odosielateľa listu. Je nevyhnutné, aby bola opísaná téma, ktorá stručne opisuje podstatu odoslaného listu. Veľmi často osud zaslaného listu a rýchlosť riešenia problému na ňom načrtnutom závisia od správne opísanej témy. Obchodný e-mail by mal začať s pozdravom - to je jednoduchý prejav úcty voči príjemcovi je veľmi dôležitý pre korešpondenciu. Po pozdrave by mala nasledovať textu s názvom "body listy", a na konci je podpis, napríklad "S pozdravom, Brysov Petro."

Vitajte v obchodnej korešpondencii

V tomto bode je potrebné ďalej brúsiť svoje zameranie, ako gesto rešpektu je v každom aspekte obchodnej komunikácie veľmi dôležité. Optimálna uvítacia fráza je "Dobrý deň" alebo "Dobrý deň". Obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu odosielateľovi obmedzuje používanie frázy "dobrý večer" alebo "dobré ráno", ako môže príjemca prečítal list ešte dlho po jeho obdržaní. Rovnako nie je správne použiť obmedzené výrazy použité v pozdravochneformálna komunikácia. Po pozdrav slová alebo frázy by sa mali obrátiť na príjemcu menom a priezviskom, a v prípade, že názov nie je známy odosielateľ môže preskočiť tento bod. Po pozdravnom slove môžete prejsť na účel listu.

Prílohy obchodné e-mailovej korešpondencie

V prípade, že hlavným účelom tohto listu je písaný nielen príbeh a podstatu problému, ale odoslaním súboru, to je najlepšie najprv pripojiť peresыlaemыy objekt. Často sa stáva, že mnohí prepravcovia, neúmyselne, s uvedením predmetu v liste, zabudol priložiť potrebné investície. Takáto nedbanlivosť môže nepriaznivo ovplyvniť obchodnú povesť odosielateľa obchodného listu.

E-mail by mal byť rozpoznateľný a stručné

Kód pre komunikáciu cez e-mail odosielateľa má záväzný elektronický rozpoznateľný názov, ktorý musí obsahovať pravdivé informácie o odosielateľovi. Veľmi stručné a absurdné oficiálne listy a opravné prostriedky, keď e-mailová adresa neformálne výrazy alebo slová, ako je napríklad e-mailom «limon_petya». Vyzerá veľmi nerozpustne pre dospelého. Pre obchodnú korešpondenciu je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a e-mailovú obchodnú korešpondenciu.

Použiť jednoduché funkcie Reply (odpoveď) v reakcii na skôr prijatých e-mailov

automatickej odpovede alebo Response (v skrátenej verzii, vyzerá to, že :) Re umožňuje užívateľom rýchly spôsob,odpovedať na odosielané odosielané správy. Táto funkcia má taktiež univerzálnu príležitosť prečítať si predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danej téme. Ale pravidlá obchodného e-mailovej korešpondencie vyžadujúce odosielateľa o premenovanie obchodné písanie tému, pokiaľ v priebehu diskusie poštovej podstata zmenil.

Pred formálnej výzvy by malo byť predmetom korektúry pravopisu a interpunkciu

Email uľahčuje výmenu informácií, obchodná korešpondencia, ale nezanedbávať pravidlá ruského jazyka, ako nedbalé chyba by mohla mať vplyv na dôveryhodnosť odosielateľa. Než si poslať e-mail, mali by ste vidieť textové niekoľkokrát a dôkladne skontrolovať chyby ofohrafycheskyh a interpunkcia. Mnoho e-mailových klientov má funkciu kontroly pravopisu, preto by ste mali venovať pozornosť slovám zvýrazneným červenou čiarou. Ak máte pochybnosti o správne hláskovanie, mali by ste požiadať o pomoc on-line, alebo kontrolu pravopisu pomocou slovníka pre kontrolu pravopisu.

Pole pre príjem musia byť naplnené najmenej

Aby sa zabránilo odosielanie nedokončených alebo nezostrihané písmená príjemcu obchodný list by mal vpísať na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je tiež zahrnuté do základu obchodnej korešpondencie e-mailom. Stáva sa, že pri vyplňovaní cieľového poľa môže e-mail ponúknuť aj zoznam predtým použitých príjemcovmali by ste zaostriť vašu pozornosť, aby ste omylom nepredložili vyplnený obchodný list tretej strane.

Štruktúrovanie obchodného listu

Pravidlá štruktúrovania textu sa uplatňujú nielen na nosiče papiera, ale aj pravidlá korešpondencie e-mailom. Pre príjemcu nie je vždy jednoduché čítať veľké objemy textu na obrazovke. Na zjednodušenie tohto bodu by ste mali rozdeliť text na logicky vytvorené malé odseky a zabrániť písaniu textov obchodných listov komplikovaných viet. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala presahovať pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by mala byť odôvodnená.

Okrem témy obchodného listu by príjemca mal mať záujem a jasne formulovať prvú a druhú vetu hlavného textu. Úlohou odosielateľa je na začiatku listu uviesť podstatu problému alebo problém, s ktorým adresuje príjemcu. Prvá veta by mala uvádzať účel, na ktorý je obchodný list zaslaný. Vzorka: "Upozorňujeme vás, že podmienky záväzku podľa zmluvy č. 45 z 02012017" O dodávkach sypkých materiálov "sa blíži ku koncu. Ak chcete obnoviť zmluvu, musíte predložiť opakujúci sa balík dokumentov. " Kvôli uvedenému účelu má príjemca možnosť dostať sa do hlavného pohľadu obchodného listu. Ak je text písmena príliš veľký, je lepšie použiť funkciu pripojenia objektu k prílohám vo forme textového dokumentu, ale z textového poľa by ste mali nechať sprievodnú esej, ktorá obsahuje obchodný list.Príklad: "Posielam Vám elektronickú kópiu listu od spoločnosti" Mak-bud ". Žiadame Vás, aby ste nás informovali o vašom rozhodnutí o pokračovaní zmluvy č. 45 zo dňa 02012017 "Dodávka sypkých materiálov" na termín uvedený v tomto liste. "

Je potrebné odpovedať na každý obchodný e-mail.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca ignoruje obchodný list z nejakého dôvodu. Niekedy môžu byť skutočne prípady, kedy odpoveď nemôže byť poskytnutá v určitých situáciách, napríklad časový limit na riešenie problému môže trvať niekoľko dní, alebo príjemca je v myslení a nemôže okamžite odpovedať na otázku. V tomto prípade sa krátkym komentárom uvádza napríklad "Dobrý deň, Peter Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes je ťažké odpovedať, pretože by sa malo poradiť s vedením. Ohlásim váš problém generálnemu riaditeľovi našej spoločnosti a oficiálnu odpoveď poskytnem do konca týždňa. S pozdravom, manažér obchodného oddelenia Belov Ivan Gennadievich ». Treba pripomenúť, že ak by odpoveď nebola poskytnutá do troch pracovných dní, fakt mlčania príjemcu obchodného listu možno považovať za ignorovanie a odmietanie komunikácie s odosielateľom.

Pri zostavovaní príslušných listov by sa mali odpovedať na všetky otázky. Ak je list adresovaný príjemcovi sporný, potom pri písaní listu treba odpovedať na otázky v poradí, ktoré je prítomné v prijatom texte podnikulist. Ak boli otázky položené, odosielateľ dúfa, že sa k nim dostane konkrétne odpovede. Pri písaní odpovede nemusíte byť očíslovaní, stačí len vyjadriť svoj názor. Ak chcete odpovedať na všetky otázky, najprv musíte niekoľkokrát znova čítať prijatý obchodný list a ak je príliš veľa otázok, je lepšie písať ich samostatne, aby ste sa vyhli prijatiu. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, je potrebné poznamenať, že odpoveď nemôže byť v danom momente z akéhokoľvek dôvodu poskytnutá.

Nespúšťajte skratky, emocionálne obtlačky a veľké písmená.Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď odosielatelia ju zriedia pomocou neformálnych symbolov vo forme emotikonov. Ich aplikácia je populárna pri komunikácii v sociálnych sieťach, ale pravidlá obchodnej korešpondencie nevyjadrujú také emocionálne výrazy, pretože príjemca nemusí poznať ich skutočný význam a vziať ich na podivnú sadu interpunkčných chýb. Je tiež potrebné odmietnuť písať veľké písmeno. Na internete je súbor slov napísaných veľkými písmenami nazývaný "kričať frázy" a častejšie takéto frázy nesú negatívnu farbu. Pri prijímaní elektronického obchodného listu môže príjemca považovať také písmo za negatívne, čo by nepriaznivo ovplyvnilo vnímanie významu. Ak v obchodnom liste potrebujete zdôrazniť význam nejakého okamihu, je lepšie použiť úvodné frázy, napríklad,"Všimnite si, že je potrebné poskytnúť dokumenty, aby aj naďalej zmluvu v danom roku 10022017" alebo "Uvedomte si, že predĺženie zmluvy dokumenty by mali byť predložené 10022017 rok."

Neposielajte citlivých informácií prostredníctvom e-mailu

pre prenos osobných a dôverných informácií lepšie opustiť elektronických poštových schránok ako hrozba odpočúvania hackerov používať svoje vlastné účely. Tieto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá kreditných kariet, osobných bankových účtov a tak ďalej N. Je dôležité mať na pamäti, že informácie uložené na serveri a MTA pri hackovanie môže byť ukradnuté ..

Na konci tohto listu musí byť podpis odosielateľa

Ako bolo spomenuté predtým, každý poslal list, musí obsahovať tento podpis. Často vývojári schránok zadávajú funkciu podpisu, ktorá môže zadať svoje informácie o polohe, meno a kontaktné telefónne číslo. Následne sa tento blok automaticky zobrazí na konci každého listu, čo zjednoduší písanie. Je dôležité podpis správne, aby príjemca mohol správne kontaktovať odosielateľa pri odpovedi na písmeno. Príklad podpis môže vyzerať napríklad takto: "S pozdravom, vedúci predaja Nikolaj Petrov, +79810000000" robiť závery, musíme poznamenať, že s cieľom pochopiť, ako viesť obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu, nie je potrebné vyvíjať ďalšie akomplexné základy. Je potrebné iba dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.